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时间管理,工作中的重中之重

时间管理,工作中的重中之重

蒋薇薇

 

在厂长经理人才公司每周例会上,当谈及猎头项目的操作和客户的把握时,最多强调的一点就是:工作中要做好时间管理,充分整合时间和现有资源,达到计划中的目的。

所谓“时间管理”,并不是要人去管理时间,而是管理与时间息息相关的人,也就是说,时间是无法控制和管理的,可以控制和管理的是使用时间的人,通过这样的管控达到充分发挥时间价值,提高工作效率的目的。

时间是每个人最宝贵的资源,也是最大的敌人;做好时间管理,就能享受每天的工作和生活;任何一项工作,在一定的时机内在做就会产生非常好的效果,错过时机就会适得其反。每一个人只有抓住时机,才能取得良好的时间效益。

既然时间管理在工作和生活中如此重要,那么如何做好时间管理呢?通过在厂长经理人才猎头的日常个人工作记录和培训心得,我总结出时间管理四大准则:

一、合理规划时间,制定周详的工作计划。

古人云:“凡事预则立,不预则废。”养成计划性的工作习惯是进行时间管理的关键。计划对于时间管理是非常重要的,没有计划就无所谓时间管理。在开展一天的工作之前,要对当天要做的事情进行规划。

首先,进行目标管理,对一天的工作进行量化考核,对一天要做什么事情,做到何种程度要心中有数,制定目标时要注意目标的可行性,可根据任务的难易程度把目标分解为:底线目标,争取目标和理想目标;

其次,注意目标的单一性,不要在同一时间段内制订太多的目标,以免分散自己的注意力。要学会集中时间和资源打歼灭战,做好一件事再去做另一件事;

最后,根据事情的轻重缓急确定处理的优先顺序,重要且紧急的事情优先处理;重要不紧急的事情提早规划;紧急不重要的事情进行授权;不紧急不重要的事情尽量推掉。

二、科学地执行自己的工作计划。

制定了工作计划,接下来就需要通过科学的时间管理把计划落到实处。

首先,保证必要工作所需的时间。把一些不必自己亲身去做的工作,委托给别人去做,并在必须自己亲自干而且要干好的工作上安排充足的时间,寻找最佳的方法,集中主要精力,把重要工作一件一件地完成,切忌主次不分,眉毛胡子一把抓,时间花了不少,却劳而无功;

其次,把性质相同的工作连起来做。工作内容相似的事,可以在同一地点完成的任劳,与同一个人有关的事等连起来做,可以节约许多准备时间和来回奔跑的时间,这些都是提高办事效率、加快工作节奏的有效方法,这样不仅节约了工作时间,甚至可以增加工作的乐趣和活力;

再次,在合适的时间做合适的事情。每一个人都有自己的生活和工作的习惯,精力充沛的时间因人而异,应当把那些需要认真思考且十分重要的创造性工作,放在你认为精力最佳的时间内去完成;相反,在精力和体力减退时,从事一些被动的、机械性的、简单的工作。

最后,要根据变化的情况适当调整日程表。日程表一经制定应该尽量按照日程表去做,但是情况是在不断地变化,在执行日程表的过程中,时常会出现一些想不到的事情,不得不改变原日程。这种改变有的是来自外界的影响,有的则是由于自己事先对一件工作所需的时间、精力估计不充分,这时就必须认真分析情况,及时修改日程表,并尽快地进入新的情况,否则,不顾变化了的情况,一味沉缅于原来的工作,等于在浪费时间。

三、今日事今日毕。

厂长经理人才强调对时机的“快速”反映,在保证工作质量的前提下,努力完善自身的工作方法,从而不断提高工作效率。在一定程度上,拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯,这让你很可能错失了很多唾手可得的机遇。一个人在稳重的同时,更要学会当机立断,抓紧时间,快速果断地处理问题,养成今日事今日毕的习惯,这样才能让你一直站在领先的位置,在商业竞争中赢得自己的一席之地。

四、培养说不的能力。

如果你从来不懂得拒绝工作,导致工作量超出负荷时,你的工作品质势必会大受影响。

厂长经理人才一直都坚持以专业专注的态度对待工作,强调顾问老师和助理顾问是以老师的身份去为企业排忧解难,对于有意向合作的客户,我们要集中时间、集中精力认真对待,但对于没有意向合作的客户或者自身没有相应资源的项目,要避免在这上面花费过多时间,造成资源的浪费,错过了完成其他可行项目的优良时机。

另外还有一点,在工作中,有时瞬间头脑中会冒出一个新颖的想法,或者突然想起别的事情,如果这些想法与目前手里所从事的工作有关联,可以将你想到的问题展开,继续做下去。但是如果它并不是此对此刻所需要的设想,而是可能在今后的时间去做的事情,则尽量不要再想下去,最好把它们先记在备忘录上以免干扰你正在从事的重要工作。

正是因为这些科学合理的工作时间管理,促使厂长经理人才形成了一种高质量、高效率、高秩序的良好工作氛围,在工作的执行和资源的统筹上都收到不错的成效。

综上所述,时间管理是工作中的重中之重。

 

(作者系上海厂长经理人才有限公司高级人力资源顾问)

 

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